Về hoạt động của hội khu phố

Các hiệp hội khu phố thúc đẩy tinh thần đoàn kết giữa người dân địa phương và phát triển cộng đồng đồng thời giải quyết các vấn đề khác nhau như môi trường địa phương, phòng chống thiên tai và phòng chống tội phạm.
Đó là một tổ chức tự nguyện. Mặc dù có sự khác biệt trong cách hoạt động của mỗi hiệp hội khu phố nhưng chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số ví dụ chung.

1 Điều khoản
　　Nội quy quyết định tổ chức và hoạt động của các hiệp hội khu phố. Đây là điều cần thiết để hoạt động đúng đắn của hiệp hội khu phố.
　　Lắng nghe ý kiến của các thành viên và đưa ra các quy định phù hợp với hoàn cảnh địa phương.
　　Ngoài ra, các hiệp hội khu dân cư được cấp tư cách doanh nghiệp theo Điều 260-2 của Luật Tự chủ Địa phương phải quy định các nội dung theo quy định của pháp luật.
　　Ví dụ về các điều khoản và điều kiện

2 Quản lý cuộc họp
　　Trong việc quản lý Hiệp hội khu phố Hiệp hội khu phố, các cuộc họp rất quan trọng để đưa ra quyết định cũng như chia sẻ các vấn đề và thông tin của địa phương.
　　Loại và tên của các cuộc họp khác nhau tùy thuộc vào hiệp hội khu phố. Ví dụ đại khái như sau.

　(1)　 Đại hội thường kỳ
　　 　 Vào đầu năm tài chính, về nguyên tắc, tất cả các thành viên đều tham gia và nộp báo cáo kinh doanh, báo cáo kết quả tài chính, kế hoạch kinh doanh, đề xuất ngân sách, bầu cử cán bộ, sửa đổi quy chế, v.v..
　　　 Hiệp hội khu phố quyết định những vấn đề quan trọng đối với hiệp hội khu phố.
　(2)　 đại hội bất thường
　　　　Nó được tổ chức vào những thời điểm khác ngoài cuộc họp chung thường kỳ để thảo luận về các vấn đề quan trọng và cấp bách của Hiệp hội Khu phố.
　(3)　 ban giám đốc
　　　　Lãnh đạo và đại diện các phòng ban sẽ tham dự. Chúng tôi chuẩn bị dự thảo các nội dung sẽ được thảo luận tại các cuộc họp chung. Ngoài ra, việc thực hiện các dự án cụ thể, v.v.
　　　　Tôi sẽ làm điều đó.
　(4)　 người khác
　　　　 Các cuộc họp như họp định kỳ, họp trưởng nhóm, ban quản lý hội trường,… sẽ được tổ chức khi cần thiết.

3 Ngân sách/Thanh toán
　(1)　Cách lập ngân sách
　　　　Khi lập ngân sách, chúng tôi tính đến việc tăng giảm số lượng thành viên và việc mở rộng hoặc thu hẹp các kế hoạch kinh doanh dựa trên ngân sách và kết quả tài chính của năm trước (ước tính).
　　　　Hãy tạo một cái. Xin lưu ý rằng nên tạo một tài khoản đặc biệt để quản lý quỹ dự trữ xây dựng hội trường.
　(2)　quyết toán tài khoản
　　　　Báo cáo tài chính làm rõ thu nhập và chi tiêu trong năm, bao gồm cả cách thực hiện ngân sách.
　　　　Vui lòng đảm bảo đính kèm và lưu giữ các tài liệu như biên lai chứng minh chi tiêu, giả định rằng chúng sẽ được công khai cho các bên liên quan.
　(3)　Kiểm toán kế toán
　　　　Trước khi đại hội được tổ chức, người phụ trách kiểm toán (chẳng hạn như "kiểm toán viên" hoặc "thành viên hội đồng kansayaku") sẽ kiểm tra xem ngân sách có được thực hiện đúng cách hay không bằng cách kiểm tra sổ sách kế toán và kiểm tra xem ngân sách có được thực hiện đúng cách hay không.
　　　　Kiểm tra bằng cách kiểm tra sổ ngân hàng, v.v.
　　　　Trong trường hợp đó, chủ tịch, phó chủ tịch, thủ quỹ và các cán bộ khác cũng sẽ có mặt và đặt câu hỏi nếu cần thiết. Chúng tôi sẽ báo cáo kết quả tại cuộc họp chung.

4 Bầu cử cán bộ

　(1)　Nhìn chung có những phương pháp sau đây để lựa chọn ứng viên viên chức.
　　　・Một tổ chức riêng biệt như ủy ban tuyển chọn sẽ được thành lập để đề cử các ứng cử viên.
　　　・Hội đồng quản trị bầu các thành viên trong số họ.
　　　・Được bầu bằng bầu cử.
　(2)　Tiếp theo, kết quả bầu cử các ứng cử viên chức vụ được thông qua tại đại hội, v.v., và các quan chức được quyết định.

　　※　Tốt nhất là bạn nên đặt trước quy trình tuyển chọn cán bộ trong nội quy công ty.
　　　　 Nếu chủ tịch bị thay thế, vui lòng gửi thông báo về sự thay đổi đó cho Phòng Xúc tiến Khu vực của văn phòng khu vực của bạn.
　　　　(Vui lòng liên hệ Phòng Xúc tiến Khu vực của văn phòng khu vực của bạn để biết mẫu.)　　

Mỗi hiệp hội khu phố có nhiều vấn đề cần giải quyết, nhưng mỗi hiệp hội khu phố đang nỗ lực làm việc để đảm bảo hoạt động suôn sẻ.
Để tham khảo, chúng tôi xin giới thiệu một số ví dụ về sáng kiến khéo léo.

[Ví dụ về sáng kiến]
・Để tránh mọi rắc rối, hãy quyết định trước chính sách của hiệp hội tại Hiệp hội khu phố Hiệp hội khu phố (Chính sách cơ bản của Hiệp hội khu phố, v.v.)
・Tại cuộc họp, hãy đặt ra những quy định để mọi người đều có thể phát biểu (chẳng hạn như tôn trọng những ý kiến tiêu cực và không ngắt lời giữa chừng).
・Trước cuộc họp, hãy chia sẻ tài liệu và phác thảo quy trình.
・Thực hiện “phân công”, “phân công lao động” để tránh tập trung gánh nặng.
・Tạo Cẩm nang quản lý Hiệp hội khu phố để tạo điều kiện thuận lợi cho việc bàn giao.
・Chia sẻ trước việc phân chia sinh hoạt với hiệp hội khu dân cư để tránh nhầm lẫn với hiệp hội quản lý nhà chung cư.
・Cho phép thành viên thường xuyên kiểm tra xem phí thành viên của họ đang được sử dụng như thế nào.
・Trong khi cố gắng tương tác với các hiệp hội khu phố khác, hãy thử những hiệp hội tốt trong hiệp hội khu phố của bạn.
・Chuyển đổi tài liệu, v.v. sang PDF và chia sẻ chúng bằng các ứng dụng hiện có
・Hãy thử tổ chức một cuộc họp từ xa để ngăn chặn sự lây lan của virus Corona mới