Về việc xử lý thông tin cá nhân tại các hội khu phố

Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân đã được sửa đổi vào tháng 9 năm 2015 và sau ngày thực thi vào ngày 30 tháng 5 năm 2017, tất cả các doanh nghiệp, bao gồm cả các hiệp hội khu vực lân cận, phải tuân thủ các quy định bắt buộc của Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân.

Nếu được sử dụng một cách khôn ngoan, thông tin cá nhân có thể giúp xây dựng mối quan hệ trực tiếp. Bằng cách biết mặt và tên nhau, mối quan hệ tin cậy và hỗ trợ lẫn nhau sẽ phát triển, dẫn đến việc hình thành một cộng đồng địa phương nơi mọi người có thể sống yên tâm. Mặc dù việc bảo vệ thông tin cá nhân là cần thiết nhưng những phản ứng thái quá có thể làm suy yếu mối quan hệ địa phương và cản trở các hoạt động địa phương cũng như sự hỗ trợ lẫn nhau khi xảy ra thảm họa.
Thông tin cá nhân phải được quản lý phù hợp và sử dụng hiệu quả trong trường hợp khẩn cấp. Chúng tôi tin rằng việc hiểu thông tin thành viên là điều cần thiết cho hoạt động của hiệp hội khu phố, vì vậy chúng tôi muốn yêu cầu bạn giải thích cách bạn có thể phản hồi cụ thể khi tạo và quản lý một danh mục. Tôi đã tạo một hướng dẫn để giải thích nó. Vui lòng quản lý thông tin cá nhân của bạn một cách thích hợp và sử dụng nó cho các hoạt động hiệp hội khu phố suôn sẻ trong tương lai.

１ Hướng dẫn xử lý thông tin cá nhân của các hội khu phố (PDF: 914KB)

2 Ví dụ và mẫu (cũng được liệt kê trong sổ tay). Vui lòng sử dụng mẫu này khi tham khảo nó tại hiệp hội khu phố của bạn. )

(1) Quy định xử lý thông tin cá nhân (ví dụ) (word: 29KB)
(2) Ví dụ về mục nhập danh sách thành viên (Word: 25KB)
(3) Ví dụ về yêu cầu hợp tác tạo danh sách thành viên (Word: 26KB)
(4) Ví dụ mẫu đơn xin gia nhập tổ dân phố (word: 26KB)
(5) Biên bản cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba (ví dụ) (Word: 29KB)
(6) Biên bản tiếp nhận thông tin cá nhân do bên thứ ba cung cấp (ví dụ) (Word: 29KB)

３ Tổng hợp hỏi đáp về xử lý thông tin cá nhân tại các hiệp hội khu phố (PDF: 426KB)

1. Khi thu thập thông tin cá nhân, hãy quyết định mục đích sử dụng thông tin đó và thông báo cho người đó biết.
2 Không sử dụng thông tin cá nhân cho các mục đích khác ngoài mục đích được chỉ định.
3. Khi chuyển thông tin cá nhân cho bên thứ ba, phải có sự đồng ý của cá nhân đó.
4 Thông tin cá nhân cần được xem xét đặc biệt phải được thu thập với sự đồng ý của cá nhân.
5. Trả lời “yêu cầu tiết lộ hoặc chỉnh sửa thông tin cá nhân” từ người được đề cập.
6. Quản lý thông tin cá nhân thu được một cách an toàn.
7. Giải quyết khiếu nại

Vui lòng kiểm tra hướng dẫn để biết chi tiết.