- Trang đầu của Thành phố Yokohama
- Thông tin thành phố
- Hoạt động hành chính/kiểm toán
- Tiết lộ thông tin/bảo vệ thông tin cá nhân
- Hệ thống bảo vệ thông tin cá nhân
- Ủy ban đánh giá bên thứ ba của thành phố Yokohama về bảo vệ thông tin cá nhân
- Kết quả hành động lấy ý kiến trong báo cáo
- Kết quả các hoạt động phản hồi ý kiến trong báo cáo kiểm tra hiện trường (khóa 2 năm tài chính 2006)
Phần chính bắt đầu từ đây.
Kết quả các hoạt động phản hồi ý kiến trong báo cáo kiểm tra hiện trường (khóa 2 năm tài chính 2006)
Cập nhật lần cuối vào ngày 21 tháng 1 năm 2019
Toàn văn báo cáo kiểm tra hiện trường có thể được xem trên trang danh sách báo cáo.
Kết quả của các hành động được thực hiện nhằm phản hồi các ý kiến trong Báo cáo kiểm tra thực tế lần thứ 2 về vấn đề xử lý thông tin cá nhân trong năm tài chính 2006
| Ngày kiểm tra | Ngày 8 tháng 12 năm 2006 |
|---|---|
| Mục tiêu kiểm tra | Trung tâm Hướng dẫn Trẻ em Trung ương của Văn phòng Thanh niên và Trẻ em (hiện nay là Trung tâm Hướng dẫn Trẻ em Seibu), Phòng Dịch vụ Phường Hodogaya |
《Trung tâm Hướng dẫn Trẻ em Trung ương Cục Thanh niên và Trẻ em (nay là Trung tâm Hướng dẫn Trẻ em Seibu)》
| Tóm tắt ý kiến | Sẽ không phù hợp nếu giao việc quản lý thông tin cá nhân được phân phát tại các cuộc họp cho mỗi người tự chịu trách nhiệm, vì vậy cần cải tiến để tạo ra các quy tắc thống nhất. |
|---|---|
| Đo kết quả | Về việc xử lý tài liệu cuộc họp được sử dụng tại các cuộc họp chính sách viện trợ, không có quy định thống nhất nào được áp dụng trong cơ quan về việc xử lý chúng sau cuộc họp. Để giải đáp những điểm nêu ra trong quá trình kiểm tra tại chỗ, chúng tôi đã quyết định thực hiện các hành động sau. Toàn bộ tài liệu sẽ được lưu giữ cho Giám đốc, Trưởng bộ phận hỗ trợ, Trưởng bộ phận tư vấn và điều phối, Trưởng bộ phận phụ trách vụ việc và biên bản. Nếu cần tiếp tục sử dụng cho mục đích khác, giám đốc sẽ chỉ định tài liệu để tiếp tục sử dụng, thu thập và lưu trữ tài liệu, sau đó phân phát lại vào cuộc họp tiếp theo. Những nội dung được hoàn thành trong một cuộc họp hoặc những nội dung không còn để tiếp tục sử dụng sẽ được nhân viên phụ trách thu thập sau cuộc họp và cắt nhỏ bằng máy hủy tài liệu. |
| Tóm tắt ý kiến | Mặc dù toàn bộ văn phòng đều được khóa, nhưng hồ sơ vụ án của những đứa trẻ hiện có liên quan vẫn được giữ trong ngăn bàn của nhân viên, và một số không khóa hoặc không thể khóa. Do không gian văn phòng bị thu hẹp do kinh doanh và nhân sự tăng lên, những chiếc tủ có khóa không còn lựa chọn nào khác ngoài việc phải bảo trì và cải tiến. |
|---|---|
| Đo kết quả | Thư viện di động nơi lưu trữ hồ sơ vụ án hiện không thể khóa được, nhưng cùng với công việc cải tạo tại Trung tâm Hướng dẫn Trẻ em Miền Tây năm nay, chúng tôi sẽ xem xét việc có thể khóa nó bằng cách lắp đặt các bức tường ngăn, v.v. |
| Tóm tắt ý kiến | Ngay cả khi có thông tin cá nhân cần được lưu giữ như thông tin cơ bản cho công việc phụ trách, thì cũng nên tạo ra các quy tắc để quản lý thông tin đó một cách hợp lý, chẳng hạn như giữ thông tin đó ở mức tối thiểu nếu xét thấy cần thiết và lưu trữ thông tin đó ngoài giờ làm việc. là. |
|---|---|
| Đo kết quả | Về hồ sơ vụ án, chúng tôi lấy ra khỏi kho lưu trữ bất cứ khi nào cần thiết và kiểm tra thông tin cơ bản của trẻ, chính sách hỗ trợ, v.v. Tuy nhiên, để tránh rò rỉ thông tin cá nhân, chúng tôi đặc biệt không lưu trữ hồ sơ vụ án trong kho lưu trữ bên ngoài doanh nghiệp. giờ. Chúng tôi một lần nữa đảm bảo rằng việc lưu trữ được nhiều người biết đến. |
| Tóm tắt ý kiến | Mặc dù có quy định rằng nhân viên không phụ trách khu vực cư trú của trẻ nhưng việc nhân viên phụ trách trẻ em là người thân, người quen hoặc được tiếp cận thông tin liên quan đến vụ việc là không phù hợp, ngay cả khi nhân viên ở ngoài khu dân cư. Chúng tôi đề xuất tạo ra một hệ thống để ngăn chặn thông tin được truyền đi. |
|---|---|
| Đo kết quả | Chúng tôi không xem xét việc giao trách nhiệm cho trẻ em là người thân, người quen hoặc những người quen khác vì điều này không phù hợp do nguy cơ rò rỉ thông tin và để hỗ trợ phù hợp cho trẻ em và người giám hộ của chúng. Trước kết quả kiểm tra tại chỗ, chúng tôi đã quyết định kết hợp quy trình xác nhận người đó có phải là người quen hay không khi quyết định ai sẽ được giao phụ trách vụ việc. Ngoài ra, trong quá trình đào tạo hàng năm về bảo vệ thông tin cá nhân, chúng tôi hướng dẫn nhân viên tự báo cáo các trường hợp liên quan đến người quen và đảm bảo rằng họ không cung cấp bất kỳ thông tin nào. |
| Tóm tắt ý kiến | Mặc dù thông tin cá nhân của trẻ được hỗ trợ được quản lý trong hồ sơ vụ án bằng giấy, nhưng bất kỳ nhân viên nào cũng có thể truy cập thông tin của trẻ, điều này có thể là yếu tố nguy cơ gây rò rỉ nội bộ. Ngoài ra, số vụ việc khó giải quyết chỉ với một nhân viên ngày càng tăng nên chúng tôi đã thành lập cơ cấu tổ gồm một nhân viên chính và một nhân viên phó, đồng thời đề xuất làm rõ các quy định về chia sẻ thông tin. tiến độ hỗ trợ cũng có thể được quản lý bởi hệ thống. |
|---|---|
| Đo kết quả | Hiện tại, mỗi vụ việc do một nhân viên phụ trách theo huyện phụ trách và chúng tôi chưa có cơ cấu tổ gồm một nhân viên chính và một nhân viên phó. Ngoài ra, các nhân viên như những người trong bộ phận tư vấn, điều phối và hỗ trợ có quyền truy cập thông tin về trẻ em khi cần thiết cho công việc của họ. Để giải đáp những quan điểm đã nêu, chúng tôi sẽ xem xét các vấn đề và vướng mắc trong quá trình tiến hành kinh doanh từ góc độ ngăn chặn rò rỉ thông tin cá nhân và sẽ xem xét hạn chế số lượng nhân viên có thể truy cập trang web. Việc hệ thống hóa tiến độ hỗ trợ sẽ được xem xét cùng với việc cải tiến năm hệ thống luật phúc lợi. |
| Tóm tắt ý kiến | Sách hướng dẫn vận hành của năm hệ thống luật phúc lợi được đặt gần nhà ga, nhưng xét đến khả năng ai đó có mục đích xấu có thể thao túng nó một cách bất hợp pháp, chúng tôi khuyên bạn nên xem xét cách lưu trữ sách hướng dẫn này, chẳng hạn như cất giữ nó trong thời gian không sử dụng. giờ kinh doanh. . |
|---|---|
| Đo kết quả | Từ trước đến nay, sổ tay hướng dẫn vận hành hệ thống Đạo luật Phúc lợi 5 luôn được để gần thiết bị đầu cuối của hệ thống Đạo luật Phúc lợi 5 để thuận tiện, nhưng từ nay sẽ cất trong tủ ngoài giờ làm việc và lấy ra sử dụng mỗi lần. . sẽ làm. |
Phòng dịch vụ phường Hodogaya
| Tóm tắt ý kiến | Để phản hồi nhanh chóng cho người dân, nhiều nhân viên đã sử dụng thiết bị đầu cuối của hệ điều hành khi đăng nhập, dẫn đến tình trạng quyền truy cập thông tin cá nhân không được quản lý đúng cách. Cần phải tuân thủ quy tắc cơ bản về đăng xuất và đăng nhập lại khi rời văn phòng và văn phòng kinh doanh một lần nữa phải đảm bảo rằng các quy tắc đăng nhập và đăng xuất của mỗi nhà điều hành thiết bị đầu cuối cũng được thực thi triệt để ở các nơi làm việc khác. |
|---|---|
| Đo kết quả | Để phản hồi nhanh chóng cho người dân, đã có lúc nhiều nhân viên vận hành thiết bị đầu cuối hệ thống trong khi đăng nhập. Như đã chỉ ra, chúng tôi đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nắm rõ các quy tắc đăng nhập và đăng xuất đối với từng nhà khai thác thiết bị đầu cuối. Chúng tôi cũng đã thiết lập quy tắc yêu cầu nhân viên đăng xuất nếu họ buộc phải rời khỏi bàn làm việc trong khi đang vận hành thiết bị đầu cuối, chẳng hạn như tại quầy tính tiền hoặc trả lời điện thoại. |
| Tóm tắt ý kiến | Có một tập tài liệu trên tủ phía sau quầy ghi lại việc nhận thông báo, nhưng người ta nói rằng nó vẫn được để ở đó ngay cả vào ban đêm. Ngay cả khi đó là một tập tin được sử dụng thường xuyên, các điều kiện lưu trữ cũng cần được xem xét, chẳng hạn như lưu trữ nó trong thư viện có khóa vào ban đêm. |
|---|---|
| Đo kết quả | Đối với các hồ sơ được đặt trên tủ đã được chỉ ra, chúng tôi đã tận dụng các tủ hiện có và quản lý việc lưu trữ chúng ở một vị trí có khóa. Về việc lưu trữ thông tin cá nhân, chúng tôi đã thiết lập quy định nhân viên phải khóa cửa khi kết thúc giờ làm việc. |
Thắc mắc tới trang này
Cục Công dân Văn phòng Thông tin Công dân Phòng Thông tin Công dân
điện thoại: 045-671-3883
điện thoại: 045-671-3883
số fax: 045-664-7201
địa chỉ email: sh-shiminjoho@city.yokohama.jp
ID trang: 354-672-703
