- Trang đầu của Thành phố Yokohama
- Thông tin thành phố
- Hoạt động hành chính/kiểm toán
- Tiết lộ thông tin/bảo vệ thông tin cá nhân
- Hệ thống bảo vệ thông tin cá nhân
- Ủy ban đánh giá bên thứ ba của thành phố Yokohama về bảo vệ thông tin cá nhân
- Kết quả hành động lấy ý kiến trong báo cáo
- Kết quả các hoạt động phản hồi ý kiến trong báo cáo kiểm tra hiện trường (khóa 1 năm 2006)
Phần chính bắt đầu từ đây.
Kết quả các hoạt động phản hồi ý kiến trong báo cáo kiểm tra hiện trường (khóa 1 năm 2006)
Cập nhật lần cuối vào ngày 21 tháng 1 năm 2019
Toàn văn báo cáo kiểm tra hiện trường có thể được xem trên trang danh sách báo cáo.
| Ngày kiểm tra | Ngày 7 tháng 7 năm 2006 |
|---|---|
| Mục tiêu kiểm tra | Cục Y tế và Phúc lợi Phòng Phúc lợi và Y tế, Phòng Dịch vụ Phường Naka |
Cục Y tế và Phúc lợi Phòng Y tế và Phúc lợi
| Tóm tắt ý kiến | Nên tiến hành kiểm tra và kiểm tra định kỳ để kiểm tra xem dữ liệu đã được sửa đúng theo mẫu yêu cầu chỉnh sửa hay chưa và không có quy trình bất thường nào. |
|---|---|
| Đo kết quả | Việc kiểm tra định kỳ được thực hiện mỗi năm một lần. Chúng tôi sẽ xem xét và triển khai các phương pháp kiểm tra và kiểm tra hiệu quả cho hệ thống mới để có thể xác nhận vào những cơ hội thích hợp, kể cả trong đợt kiểm tra này, rằng không có quy trình xử lý bất thường nào được thực hiện ngoài hướng dẫn công việc. |
| Tóm tắt ý kiến | Khi cải tạo hệ thống, nhật ký truy cập khi tham chiếu dữ liệu cũng cần được lưu lại và các biểu mẫu dùng để kiểm tra nhật ký truy cập phải được cung cấp tại văn phòng phường và các địa điểm khác để có thể kiểm tra tại chỗ. |
|---|---|
| Đo kết quả | Việc lưu nhật ký truy cập để tham khảo sẽ có tác dụng ngăn chặn việc truy cập trái phép vào thông tin cá nhân, vì vậy đối với hệ thống mới, "Bản ghi các hoạt động như cập nhật dữ liệu và tìm kiếm bởi các thiết bị đầu cuối trong hệ thống ghi lại thông tin cá nhân" Chúng tôi sẽ thiết lập và vận hành hệ thống trong phù hợp với các quy định của “Hướng dẫn về An ninh và An toàn Thông tin” (Tổng quát I số 120, ngày 25 tháng 8 năm 2003). |
| Tóm tắt ý kiến | Để ngăn chặn việc phát hành sai sót tại quầy, việc đảm bảo rằng mọi người được thông báo kỹ lưỡng về các phương pháp tìm kiếm ưa thích để xác định các cá nhân trong hệ thống được cho là có hiệu quả, nhưng hiện tại mỗi phường sử dụng nhiều phương pháp tìm kiếm khác nhau và không có Không có hướng dẫn sử dụng nào được tạo ra. Phương pháp tìm kiếm hợp lý và thích hợp nhất cho hệ thống này cần được văn phòng và phường cùng phát triển, được trình bày dưới dạng sổ tay chuẩn cho từng phường và được toàn thành phố Yokohama thực hiện. Ngoài ra, trong hệ thống mới, cần cân nhắc việc trang bị cho thành phố chức năng tìm kiếm nhanh chóng và đáng tin cậy, phù hợp với quy mô dân số của Thành phố Yokohama. |
|---|---|
| Đo kết quả | Để đáp lại những nhận xét này, chúng tôi đã biên soạn một hướng dẫn về các phương pháp tìm kiếm. Ngoài ra, điều này sẽ được đưa vào như một mục giải thích trong chương trình đào tạo người dùng được tổ chức mỗi năm một lần. Ngoài ra, để đáp lại phản hồi của người dùng, trong thiết kế cơ bản của hệ thống mới vào năm 2018, tìm kiếm cá nhân sẽ không giới hạn ở các phương pháp tìm kiếm thông thường sử dụng hai ký tự kana trở lên và ngày sinh, mà sẽ bao gồm công nghệ tốt nhất như "tìm kiếm mờ". Nội dung sẽ dựa trên các tiêu chuẩn. |
| Tóm tắt ý kiến | Chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc việc khóa phòng máy chủ ít nhất là khi nhân viên cuối cùng rời khỏi phòng. Ngoài ra, nếu dự đoán trước được các cuộc tấn công độc hại và gian lận, chúng tôi khuyên bạn nên coi việc lắp đặt camera an ninh là một vấn đề trong tương lai. |
|---|---|
| Đo kết quả | Chúng tôi đã quyết định khóa phòng máy chủ và yêu cầu công việc cài đặt. Ngoài ra, ngay cả bây giờ, nhân viên, nhân viên phải vào phòng bằng thẻ từ, công ty giao hàng phải nộp trước danh sách người phụ trách, đeo bảng tên và liên hệ trước với chúng tôi, cửa không khóa. sau khi xác nhận qua hệ thống liên lạc nội bộ, chúng tôi hiện đang chuẩn bị lắp đặt camera an ninh vào cuối năm tài chính để ngăn chặn rò rỉ thông tin cá nhân. 【phần bổ sung】 Việc khóa phòng máy chủ và lắp đặt camera an ninh đã được hoàn thành trong năm tài chính 2006. |
| Tóm tắt ý kiến | Mặc dù các quy định nội bộ của công ty về an ninh cho các nhà thầu được giữ bí mật, nhưng chúng tôi khuyến nghị thành phố xem xét liệu các biện pháp cần thiết có được thực hiện thông qua khảo sát, v.v. và lưu giữ hồ sơ hay không. |
|---|---|
| Đo kết quả | Về các quy định nội bộ liên quan đến an ninh của nhà thầu, mặc dù được giữ bí mật nhưng thành phố sẽ xem xét các biện pháp kiểm tra, lưu giữ hồ sơ về việc nhà thầu có thực hiện các biện pháp an ninh cần thiết hay không. |
| Tóm tắt ý kiến | Chúng tôi được thông báo rằng hệ thống mới sẽ cho phép chúng tôi xuất danh sách người dùng, v.v., nhưng chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu xem xét việc quản lý dữ liệu đã tải xuống, v.v. từ bây giờ. |
|---|---|
| Đo kết quả | Để tăng sự tiện lợi của hệ thống mới, chúng tôi đang xem xét cho phép văn phòng phường xuất dữ liệu thống kê và danh sách người dùng, vì vậy chúng tôi cũng sẽ xem xét các quy tắc quản lý đối với dữ liệu đã tải xuống, v.v. |
| Tóm tắt ý kiến | Nhiều trường hợp giao hàng sai đã xảy ra trong quá khứ có thể tránh được bằng cách sử dụng phương thức vận chuyển bằng phong bì mở cửa sổ. Khi giới thiệu hệ thống mới, chúng tôi khuyên bạn nên xác định các doanh nghiệp gửi tài liệu như quyết định theo hệ thống phúc lợi năm luật hiện hành và xem xét cho phép họ gửi tài liệu bằng phong bì mở cửa sổ. Ngoài ra, giống như trường hợp của hệ thống tổng thể của Thành phố Yokohama, chúng tôi tin rằng bằng cách chuẩn hóa vị trí in của người nhận và tiêu chuẩn hóa tiêu chuẩn cho phong bì mở cửa sổ, chúng tôi có thể mong đợi giảm chi phí sản xuất phong bì và các chi phí khác. |
|---|---|
| Đo kết quả | Chúng tôi tin rằng việc sử dụng phong bì mở cửa sổ có hiệu quả trong việc ngăn chặn việc gửi thư sai và trong hệ thống hiện tại, chúng tôi đã tiêu chuẩn hóa tiêu chuẩn về phong bì mở cửa sổ cho văn phòng trung tâm và văn phòng phường. Với hệ thống mới, chúng tôi sẽ thảo luận về việc mở rộng phạm vi của các biểu mẫu áp dụng dựa trên việc tiêu chuẩn hóa các tiêu chuẩn, có tham vấn với các bộ phận kinh doanh. |
《Phòng dịch vụ phường Naka》
| Tóm tắt ý kiến | Các tủ đựng hồ sơ liên quan đến chi tiêu công không có cửa. Mặc dù các biện pháp đã được thực hiện để ngăn nhân viên vào phòng sau khi kết thúc giờ làm việc bằng hàng rào di động, nhưng việc lưu trữ thông tin cá nhân trong tủ khóa không khóa là điều không mong muốn. Đây là vấn đề cần được cải thiện càng sớm càng tốt nhưng cần kiểm tra xem thông tin cá nhân có được lưu trữ trong giá sách không có phương tiện khóa, kể cả các công việc khác hay không và ưu tiên cải thiện về lâu dài. . |
|---|---|
| Đo kết quả | Hơn 90% tài liệu do Phòng Dịch vụ quản lý và lưu trữ, bao gồm cả hồ sơ chi tiêu công quỹ nêu trên, có chứa thông tin cá nhân. Mặt khác, khoảng 70% kho lưu trữ nơi tài liệu được quản lý và lưu trữ không có cửa hoặc nếu có thì không thể khóa được. Ngoài ra, do công việc và số lượng nhân viên tăng lên trong giai đoạn này, nơi làm việc càng trở nên chật chội, khó đảm bảo không gian cho các tài liệu lưu trữ cần thiết, gây khó khăn cho việc tổ chức và quản lý tài liệu hợp lý. Chúng tôi nhận thấy rằng việc quản lý thông tin cá nhân đúng cách như đã chỉ ra là một vấn đề cực kỳ quan trọng và chúng tôi sẽ tiếp tục duy trì một cách có hệ thống không gian cần thiết và các kho lưu trữ có thể khóa. |
| Tóm tắt ý kiến | Trong dự án cung cấp và cho mượn thiết bị sinh hoạt cho người khuyết tật (trẻ em), ngay cả khi chính phủ cần thông tin cá nhân để xác định cá nhân và quyết định quyền lợi và khoản vay thì không nhất thiết phải đưa tất cả thông tin đó vào các tài liệu gửi tới người khuyết tật. nhà điều hành kinh doanh. Nên giới hạn thông tin cá nhân ở những thông tin cần thiết và thiết yếu cho doanh nghiệp. Vui lòng xem xét các cải tiến trong hệ thống mới. |
|---|---|
| Đo kết quả | Trong hệ thống mới, chúng tôi sẽ xem xét chặt chẽ sự cần thiết của thông tin cung cấp cho cơ sở kinh doanh và xem xét hạn chế các mục. (Phản hồi từ Phòng Phúc lợi Người khuyết tật, Cục Y tế và Phúc lợi) |
| Tóm tắt ý kiến | Trong dự án cung cấp và cho mượn thiết bị sinh hoạt cho người khuyết tật (trẻ em), quy trình sau khi nhận đơn giống như sự chuyển tiếp của người phụ trách, khiến không thể giám sát toàn bộ quá trình và gây khó khăn cho việc xác nhận hoàn thành. quá trình này đã trở thành. Chúng tôi khuyến nghị rằng hệ thống mới có thể xác nhận và ghi lại quy trình từ lúc nhập đơn đăng ký đến khi phê duyệt và đưa vào. Nhiều tài liệu chứa thông tin cá nhân được Ban Dịch vụ gửi qua đường bưu điện được in ra từ hệ thống Đạo luật Phúc lợi 5. Trường người nhận trên biểu mẫu séc bưu điện được tạo bằng tay hoặc bằng trình xử lý văn bản, nhưng theo hệ thống năm luật phúc lợi mới, chúng tôi đề xuất mọi người nên cân nhắc việc tạo ``Biểu mẫu kiểm tra qua bưu điện thông tin cá nhân'' bao gồm tất cả các tài liệu sẽ được gửi . LÀM. |
|---|---|
| Đo kết quả | Vì có nhiều người tham gia vào quá trình xử lý hành chính nên chúng tôi đang xem xét đưa chức năng danh sách trạng thái xử lý vào hệ thống mới để cho phép quản lý tiến độ tổng thể. Về thông tin cá nhân được gửi qua các biểu mẫu kiểm tra qua đường bưu điện, chúng tôi sẽ tiếp tục xem xét khả năng xử lý chúng thông qua hệ thống của chúng tôi và tiếp tục nỗ lực để đảm bảo rằng việc gửi thư sai sẽ không xảy ra. (Phản hồi từ Phòng Phúc lợi Người khuyết tật, Cục Y tế và Phúc lợi) |
| Tóm tắt ý kiến | Mặc dù đây là một vấn đề đối với Tòa thị chính nói chung, nhưng tôi muốn đề xuất rằng thay vì để các lô hàng khối lượng lớn được nhân viên thực hiện thủ công, chúng tôi nên cân nhắc chuyển sang sử dụng bao bọc và niêm phong tự động hoặc vận chuyển từ các nhà thầu thuê ngoài. |
|---|---|
| Đo kết quả | Việc thuê ngoài các hoạt động vận chuyển hàng rời đang được các cơ quan kinh doanh liên quan thúc đẩy như một biện pháp nhằm ngăn ngừa tai nạn như vận chuyển sai sót và Phòng Dịch vụ Phường Naka hiện không thực hiện các hoạt động đóng gói hàng rời hoặc vận chuyển hàng rời bởi nhân viên. Chúng tôi tin rằng đây là một biện pháp hiệu quả để ngăn ngừa các tai nạn như gửi nhầm thư, vì vậy chúng tôi sẽ tiếp tục khuyến khích các cơ quan hữu quan tiếp tục thúc đẩy nó. (Phản hồi từ Phòng Dịch vụ Phường Naka và Phòng Thông tin Công dân, Cục Xúc tiến Sức sống Công dân) |
Thắc mắc tới trang này
Cục Công dân Văn phòng Thông tin Công dân Phòng Thông tin Công dân
điện thoại: 045-671-3883
điện thoại: 045-671-3883
số fax: 045-664-7201
địa chỉ email: sh-shiminjoho@city.yokohama.jp
ID trang: 756-609-932
