Kết quả các hoạt động phản hồi ý kiến trong báo cáo điều tra thực địa (năm tài chính 2012/2012)

Phòng Thẩm quyền Cơ sở của Trung tâm Quận đã tổ chức giải thích về "Báo cáo Khảo sát Thực địa về các Vấn đề Xử lý Thông tin Cá nhân" tại cuộc họp trưởng bộ phận toàn quận (tháng 3 năm 2014) phụ trách các vấn đề thực tế cụ thể và Chúng tôi sẽ cảnh báo người quản lý được chỉ định về những vấn đề sau đây. Ngoài ra, chúng tôi sẽ thông báo cho từng trung tâm quận để kiểm tra xem trung tâm đó có xử lý thông tin cá nhân phù hợp trong quá trình kiểm tra doanh nghiệp hay không.
1. Đảm bảo rằng nhân viên trong trung tâm quận sẽ đảm bảo rằng thông tin cá nhân được bảo vệ và xử lý phù hợp.
Kiểm tra hồ sơ tại Trung tâm Quận 2 và xác nhận hồ sơ nào chứa thông tin cá nhân.
3 Tài liệu chứa thông tin cá nhân phải được lưu giữ trong kho lưu trữ có khóa.

(Một) Xây dựng dữ liệu thời gian lưu giữ tài liệu
Từ góc độ quản lý phù hợp, cần thiết lập thời hạn lưu trữ cho các tài liệu chứa thông tin cá nhân và đảm bảo rằng chúng sẽ được xử lý sau khi hết thời hạn. Ở một số cơ sở, tập đoàn đã quy định thời hạn lưu kho nhưng ở một số cơ sở khác lại không có quy định này. Về cơ sở vật chất chưa phát triển, chúng tôi mong muốn cải thiện và chia sẻ thông tin giữa các nhân viên để họ không có những thông tin cá nhân không cần thiết.
(cái bụng) Quản lý máy tính và mật khẩu đúng cách
Về xác thực truy cập vào hệ thống và máy tính, mỗi nhân viên cần quản lý xác thực truy cập đúng cách để giảm nguy cơ rò rỉ thông tin cá nhân. Mặt khác, ở một số cơ sở, tất cả các máy tính trong cơ sở đều có cùng một mật khẩu hoặc một số máy tính đã được mở khóa. Ngoài ra, ở một số cơ sở, thời gian cập nhật mật khẩu hệ thống và người cho mượn chỉ được quản trị viên biết từ bộ nhớ và không thể xác nhận trên giấy tờ. Mặc dù quản trị viên có thể cần phải theo dõi mật khẩu để có thể ứng phó với các tình huống như nhân viên đi nghỉ, nhưng điều quan trọng là phải thực hiện các biện pháp để đảm bảo rằng chỉ có số lượng nhân viên tối thiểu mới có quyền truy cập và khóa máy tính. Tôi muốn thấy những cải tiến triệt để trong việc quản lý mật khẩu để nâng cao tính bảo mật.
(chim cốc) Quản lý đúng cách các đĩa cứng ngoài
Tại một cơ sở, thông tin cá nhân được xử lý dưới dạng dữ liệu được lưu trữ trên một đĩa cứng gắn ngoài, sau đó được kết nối với từng máy tính để sử dụng. Mặc dù thuận tiện và dễ mang theo nhưng không có dây bảo mật nào được lắp trên đĩa cứng để chống trộm và có vấn đề về quản lý an toàn. Để ngăn chặn hành vi trộm cắp, vui lòng thực hiện các biện pháp an ninh để ngăn chặn việc loại bỏ vật lý.
(công nhân) Cải thiện vị trí của thông tin cá nhân
Nhìn chung, chúng tôi đã xem xét vị trí của thông tin cá nhân, chẳng hạn như lưu trữ thông tin đó trong thư viện bị khóa. Mặt khác, cũng có trường hợp các tập tin chứa thông tin cá nhân như sổ tiếp nhận hồ sơ được đặt trên quầy hoặc rất gần quầy. Các tệp chứa thông tin cá nhân phải được đặt ở vị trí mà người dùng không thể nhìn thấy và cũng nên đặt ở nơi người dùng dễ dàng tiếp cận, có tính đến việc nhân viên có thể rời khỏi bàn làm việc của họ khi giao dịch với người dùng mà tôi muốn được xem xét.

Thay mặt Tổng cục trưởng Cục Chính sách và Công dân (tổng cục quản lý bảo vệ thông tin cá nhân), gửi thông báo về việc xử lý triệt để thông tin cá nhân của những người quản lý được chỉ định tới tổng giám đốc của từng văn phòng phường (người quản lý bảo vệ thông tin cá nhân). Một thông báo đã được đưa ra vào ngày 3 tháng 3 năm 2014 để phổ biến các phát hiện và nội dung đánh giá của cuộc điều tra tại chỗ, đồng thời đưa ra cảnh báo để đảm bảo xử lý thích hợp. (Cục Chính sách/Cục Dân chính)
Chúng tôi sẽ tiếp tục nỗ lực nâng cao nhận thức về bảo vệ thông tin cá nhân thông qua các cơ hội đào tạo và các cơ hội khác. ≪Người trên, Phòng Xúc tiến Đồng sáng tạo, Cục Chính sách≫
Để nâng cao nhận thức về thông tin cá nhân của những người quản lý được chỉ định, chúng tôi đã tiến hành các hoạt động giáo dục cho những người quản lý được chỉ định và các bộ phận quản lý cơ sở.
1.thông báo
Nhân danh Tổng Giám đốc Chính sách và Văn phòng Công dân (Tổng Giám đốc Bảo vệ Thông tin Cá nhân), gửi tin nhắn có tiêu đề ``Về việc Đảm bảo Xử lý Thích hợp Thông tin Cá nhân bởi Người quản lý được chỉ định (Thông báo)'' ( (ngày 3 tháng 3 năm 2014) ), phổ biến các phát hiện, nội dung đánh giá của cuộc điều tra tại chỗ, đồng thời đưa ra cảnh báo để đảm bảo xử lý đúng quy định.
2.Đào tạo cho người quản lý và nhân viên được chỉ định
Từ năm tài chính 2014 trở đi, ý kiến từ các cuộc khảo sát tại chỗ sẽ được phản ánh trong tài liệu đào tạo về bảo vệ thông tin cá nhân cho nhân viên, bao gồm đào tạo cho từng bộ phận và chúng tôi sẽ thông báo cho những người quản lý được chỉ định để thúc đẩy việc bảo vệ thông tin cá nhân. ≪Người trên, Phòng Thông tin Công dân, Cục Công dân≫

Các hoạt động xử lý thông tin cá nhân do người quản lý được chỉ định thực hiện phải tuân theo Pháp lệnh bảo vệ thông tin cá nhân của Thành phố Yokohama và phải thực hiện các biện pháp cần thiết để quản lý thông tin cá nhân đúng cách. Chúng tôi hiện đang nâng cao nhận thức về các cơ hội như đào tạo cho người quản lý được chỉ định. (Cục Chính sách) Ngoài ra, nhân danh Tổng Giám đốc Chính sách và Tổng Giám đốc Văn phòng Công dân (Tổng Giám đốc Bảo vệ Thông tin Cá nhân), một tin nhắn đã được gửi đến Trụ sở chính của từng văn phòng phường, v.v. (Cục Quản lý Bảo vệ Thông tin Cá nhân ) để đảm bảo rằng những người quản lý được chỉ định xử lý thông tin cá nhân một cách thích hợp. (Thông báo) ngày 3 tháng 3 năm 2014, để phổ biến các phát hiện và mục đánh giá của cuộc điều tra tại chỗ và kêu gọi sự chú ý để đảm bảo xử lý đúng cách. (Cục Chính sách/Cục Nội vụ) Chúng tôi sẽ tiếp tục nỗ lực nâng cao nhận thức về bảo vệ thông tin cá nhân thông qua các cơ hội đào tạo và các cơ hội khác. ≪Người trên, Phòng Xúc tiến Đồng sáng tạo, Cục Chính sách≫
Để nâng cao nhận thức về thông tin cá nhân của những người quản lý được chỉ định, chúng tôi đã tiến hành các hoạt động giáo dục cho những người quản lý được chỉ định và các bộ phận quản lý cơ sở.
1.Thay mặt Tổng Giám đốc Chính sách Thông báo và Tổng Giám đốc Văn phòng Công dân (Tổng Giám đốc Bảo vệ Thông tin Cá nhân), gửi tin nhắn đến Trụ sở chính của từng văn phòng phường, v.v. (Giám đốc Bảo vệ Thông tin Cá nhân): ``Về việc Đảm bảo Thích hợp Việc xử lý Thông tin Cá nhân của Người quản lý được chỉ định (Thông báo)'' (ngày 3 tháng 3 năm 2014), phổ biến các phát hiện và mục đánh giá của cuộc điều tra tại chỗ, đồng thời đưa ra cảnh báo để đảm bảo xử lý đúng cách.
2.Đào tạo cho người quản lý và nhân viên được chỉ định
Từ năm tài chính 2014 trở đi, ý kiến từ các cuộc khảo sát tại chỗ sẽ được phản ánh trong tài liệu đào tạo về bảo vệ thông tin cá nhân cho nhân viên, bao gồm đào tạo cho từng bộ phận và chúng tôi sẽ thông báo cho những người quản lý được chỉ định để thúc đẩy việc bảo vệ thông tin cá nhân. Ngoài ra, trong năm tài chính 2013, chúng tôi đã cử giảng viên tham gia nhiều khóa đào tạo về bảo vệ thông tin cá nhân do các tổ chức quản lý được chỉ định tài trợ nhằm nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc bảo vệ thông tin cá nhân trong các hoạt động quản lý được chỉ định. ≪Người trên, Phòng Thông tin Công dân, Cục Công dân≫