Hệ thống bảo vệ thông tin cá nhân của Hội đồng thành phố Yokohama, v.v.

Vào tháng 4 năm 2020, ``Để đáp ứng nhu cầu sử dụng dữ liệu ngày càng tăng trong các khu vực và khu vực công cũng như tư nhân, chúng tôi sẽ khắc phục sự mất cân bằng và mâu thuẫn trong hệ thống pháp luật cũ do các quy định dựa trên luật và pháp lệnh riêng biệt gây ra.'' Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân (sau đây gọi là ``Đạo luật bảo vệ'') đã được sửa đổi với mục đích ``thiết lập theo luật pháp các quy tắc chung trên toàn quốc cần thiết để xử lý đúng thông tin cá nhân, v.v.'' hiện được áp dụng cho cả chính quyền địa phương. Tuy nhiên, theo Đạo luật Bảo vệ, các hội đồng của chính quyền địa phương được miễn trừ khỏi luật vì họ mong muốn thực hiện các biện pháp tự chủ để bảo vệ thông tin cá nhân, tương tự như Quốc hội và tòa án. Ngoài ra, Pháp lệnh của Thành phố Yokohama về Bảo vệ Thông tin Cá nhân (sau đây gọi là "Sắc lệnh Thành phố"), quy định các vấn đề được pháp luật ủy quyền cho các pháp lệnh, cũng được miễn trừ.
Do đó, Pháp lệnh của Hội đồng Thành phố Yokohama về Bảo vệ Thông tin Cá nhân (sau đây gọi là ``Sắc lệnh của Hội đồng Thành phố'') quy định việc xử lý thông tin cá nhân trong Hội đồng Thành phố này. ” và có hiệu lực từ ngày 1 tháng 4 năm 2020.

Để tránh sự khác biệt trong cách xử lý thông tin cá nhân phù hợp giữa hội đồng thành phố và thành phố, nội dung dựa trên sự kết hợp các quy tắc chung theo Đạo luật bảo vệ và pháp lệnh của thành phố, nhưng hội đồng thành phố đã đưa ra các quy định riêng có tính đến tình hình thực tế của thành phố có một số vấn đề khác với quy định của Luật.

• Thông tin cá nhân này được nhân viên Văn phòng Hội đồng Thành phố tạo ra và thu thập trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của họ và được Hội đồng Thành phố lưu giữ để nhân viên sử dụng trong tổ chức. (Thông tin cá nhân do các thành viên của Quốc hội tạo ra hoặc thu được trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của họ sẽ không được bảo hiểm.)

• Nếu có yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân do Hội đồng Thành phố nắm giữ, quyết định tiết lộ phải được đưa ra trong một khoảng thời gian nhất định. Quyết định công bố thông tin này, v.v. phải được chủ tịch thông qua (hoặc phó chủ tịch nếu chủ tịch không thể thực hiện được). Vì vậy, nếu có thời gian cả chủ tịch và phó chủ tịch đều vắng mặt do hết nhiệm kỳ của thành viên hoặc do đại hội giải tán thì không thể đưa ra quyết định công bố thông tin, v.v. Nó quy định rằng nó sẽ không được đưa vào khoảng thời gian mà bạn được yêu cầu phải làm như vậy.

• Đạo luật bảo vệ (do thành phố xử lý) quy định rằng hình phạt là “100.000 yên trở xuống”, nhưng trong Điều 14, Đoạn 3 của Đạo luật tự trị địa phương, giới hạn trên của mức phạt có thể được quy định trong sắc lệnh là 50.000 yên Hiệp hội quy định số tiền này là ``50.000 yên trở xuống.''

• Đạo luật Bảo vệ (do thành phố xử lý) quy định một hệ thống thông tin được xử lý ẩn danh, cho phép thành phố định kỳ thu hút các đề xuất sử dụng các tệp thông tin cá nhân do thành phố nắm giữ có thể được xử lý và cung cấp ẩn danh. Hệ thống này chưa được quy định vì dự kiến Hội đồng thành phố sẽ không triển khai.

Pháp lệnh của Hội đồng Thành phố Yokohama về Bảo vệ Thông tin Cá nhân (Pháp lệnh số 6 của Thành phố Yokohama tháng 2 năm 2020) (trang web bên ngoài)
Quy định thực thi pháp lệnh của Hội đồng thành phố Yokohama về bảo vệ thông tin cá nhân (Quy định số 2 của Hội đồng thành phố Yokohama vào tháng 3 năm 2020) (trang web bên ngoài)

Giới thiệu về hệ thống bảo vệ thông tin cá nhân của Thành phố Yokohama (Phòng Thông tin Công dân của Cục Công dân)
Giới thiệu về Đạo luật bảo vệ thông tin cá nhân, v.v. (trang bên ngoài) (Trang chủ Ủy ban bảo vệ thông tin cá nhân quốc gia)

Tại Hội đồng Thành phố Yokohama, khi người được ủy thác xử lý thông tin cá nhân trong một ''doanh nghiệp được ủy quyền, v.v.'' chẳng hạn như các dự án gia công hoặc hợp tác, Hội đồng Thành phố Yokohama đã quy định rằng ''Ghi chú Đặc biệt của Hội đồng Thành phố Yokohama về Xử lý Thông tin Cá nhân Thông tin'' được trao đổi. Chúng tôi bảo vệ thông tin cá nhân bằng cách yêu cầu người được ủy thác gửi báo cáo đào tạo.

Lưu ý đặc biệt của Hội đồng thành phố Yokohama về việc xử lý thông tin cá nhân (Tháng 4 năm 2020) (Word: 18KB)
Báo cáo biện pháp quản lý an toàn (Mẫu 1) (Word: 26KB)
Báo cáo thực hiện đào tạo/Văn bản cam kết (Mẫu số 2) (Word: 19KB)
Tuyên bố thực hiện đào tạo (Mẫu số 2 đính kèm) (Word: 15KB)

Lưu ý đặc biệt của Hội đồng thành phố Yokohama về việc xử lý thông tin cá nhân (tháng 4 năm 2020) (PDF: 227KB)
Báo cáo biện pháp quản lý an toàn (Mẫu 1) (PDF: 226KB)
Báo cáo thực hiện đào tạo/Văn bản cam kết (Mẫu 2) (PDF: 150KB)
Báo cáo thực hiện đào tạo (Mẫu số 2 đính kèm) (PDF: 87KB)

Theo quy định tại Điều 53 Pháp lệnh Hội đồng thành phố, tổng hợp tình hình thực hiện pháp lệnh này sẽ được công bố hàng năm.
・Tình trạng thực thi trong năm tài chính 2020　
　・“Báo cáo tình trạng thực thi bảo vệ thông tin cá nhân của Hội đồng thành phố Yokohama năm 2020” (PDF: 464KB)

Phòng Nội vụ Quốc hội Phòng Tổng hợp
điện thoại: 045-671-3041
FAX: 045-681-7388
Giờ tiếp nhận: 8:45-12:00, 13:00-17:00 (trừ thứ bảy, chủ nhật, ngày lễ và tết)
e-mail: gi-somu@city.yokohama.lg.jp

Thành phố Yokohama (trừ Hội đồng thành phố Yokohama) Bàn tư vấn thông tin cá nhân (Phòng thông tin công dân của Cục công dân)

Quầy tư vấn quốc gia (trang bên ngoài) (Trang chủ Ủy ban bảo vệ thông tin cá nhân)

Liên quan đến thông tin cá nhân do Hội đồng thành phố Yokohama nắm giữ, Pháp lệnh về bảo vệ thông tin cá nhân của Hội đồng thành phố Yokohama quy định cơ chế sau đây cho sự tham gia của cá nhân. Để hoàn tất thủ tục, vui lòng điền các thông tin cần thiết trên hóa đơn được chỉ định, v.v. và nộp cho quầy lễ tân.
※Để biết chi tiết, vui lòng xem phần giải thích của từng mục áp dụng.
Chúng tôi sẽ xác minh danh tính của bạn, vì vậy bạn sẽ cần xuất trình giấy tờ tùy thân (bằng lái xe, thẻ bảo hiểm y tế, thẻ mã số cá nhân (chỉ mặt trước), v.v.).

Yêu cầu cũng có thể được thực hiện bởi một người đại diện. Trong trường hợp này, các tài liệu sau đây được yêu cầu để chứng minh rằng bạn là đại lý.

• Nếu yêu cầu của người đại diện hợp pháp của người chưa thành niên thì phải có bản sao có chứng thực sổ hộ khẩu và giấy tờ tùy thân của người có mặt tại quầy.
• Trong trường hợp có yêu cầu của người giám hộ, v.v. của người lớn được giám hộ, v.v., giấy chứng nhận thông tin đã đăng ký về quyền giám hộ của người lớn và giấy tờ xác minh danh tính của người tại quầy.
• Trong trường hợp yêu cầu của người được ủy quyền về yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ, v.v. thông qua sự ủy quyền của người đó, giấy ủy quyền, giấy tờ tùy thân của người đưa ra yêu cầu, v.v. ., và giấy tờ tùy thân của người tại quầy.

Giấy tờ xác minh danh tính sẽ được xác minh bằng cách xuất trình giấy tờ gốc. Nếu bạn nộp bản sao, bạn sẽ phải xuất trình nhiều loại giấy tờ tùy thân.

Cũng có thể hoàn tất thủ tục qua thư. Trong trường hợp này, bạn cũng sẽ được yêu cầu nộp bản sao của nhiều loại giấy tờ tùy thân.

Đơn đăng ký được tiếp nhận tại Trung tâm Thông tin Công dân của Văn phòng Công dân và từng văn phòng phường.
※Chỉ những yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân do Hội đồng thành phố Yokohama nắm giữ mới được chấp nhận tại Ban Thư ký và Quan hệ công chúng của Văn phòng Hội đồng.

Bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân của mình do Hội đồng thành phố Yokohama nắm giữ. Chủ tịch Hội đồng thành phố Yokohama sẽ quyết định có tiết lộ thông tin trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu hay không và sẽ thông báo quyết định đó cho người yêu cầu.
Chúng tôi không được tiết lộ những thông tin sau:

• Thông tin có thể gây tổn hại đến tính mạng, sức khỏe, sinh kế hoặc tài sản của người đó nếu bị tiết lộ.
• Thông tin là thông tin cá nhân của một người không phải là chính người đó và việc tiết lộ thông tin đó có thể dẫn đến việc nhận dạng một người cụ thể hoặc gây tổn hại đến quyền và lợi ích của người đó.
• Thông tin mà việc tiết lộ có thể gây tổn hại đến quyền, vị thế cạnh tranh hoặc lợi ích hợp pháp khác của công ty, v.v.
• Thông tin liên quan đến các cuộc thảo luận, cân nhắc hoặc tham vấn trong hoặc giữa các thành phố, quốc gia, v.v. mà việc tiết lộ có thể làm ảnh hưởng quá mức đến việc trao đổi ý kiến thẳng thắn hoặc mang lại lợi ích hoặc bất lợi quá mức cho một cá nhân cụ thể.
• Thông tin, nếu được tiết lộ, có thể cản trở việc thực hiện đúng các hoạt động hành chính do thành phố, quốc gia, v.v. thực hiện.

Yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ (Word: 24KB)
Mẫu giấy ủy quyền yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ (Word: 13KB)
Mẫu thư rút tiền ① (Word: 15KB)
Mẫu đơn rút tiền ② (Từ: 15KB) (Vui lòng đính kèm bản sao Yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ dưới dạng một tờ riêng.)
※Về mẫu thư rút tiền, vui lòng sử dụng ① hoặc ②.

Yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ (PDF: 206KB)
Mẫu giấy ủy quyền yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ (PDF: 88KB)
Mẫu thư rút tiền ① (PDF: 88KB)
Mẫu đơn rút tiền ② (PDF: 88KB) (Vui lòng đính kèm bản sao Yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ dưới dạng một tờ riêng.)
※Về mẫu thư rút tiền, vui lòng sử dụng ① hoặc ②.

Nếu có sai sót thực tế trong thông tin cá nhân được lưu giữ được tiết lộ theo yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ, bạn có thể yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa thông tin đó trong vòng 90 ngày kể từ ngày tiết lộ.

Chủ tịch Hội đồng thành phố Yokohama sẽ quyết định có thực hiện chỉnh sửa hay không trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu và thông báo quyết định cho người yêu cầu.

※Để xử lý yêu cầu chỉnh sửa, bạn phải gửi biểu mẫu yêu cầu chỉnh sửa có điền thông tin bắt buộc.

Yêu cầu chỉnh sửa thông tin cá nhân được lưu giữ (Word: 23KB)

Yêu cầu chỉnh sửa thông tin cá nhân được lưu giữ (PDF: 114KB)

Nếu thông tin cá nhân được lưu giữ được tiết lộ để đáp lại yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ được thu thập, giữ lại, sử dụng hoặc cung cấp một cách bất hợp pháp thì việc sử dụng hoặc cung cấp thông tin đó sẽ bị dừng hoặc cung cấp trong vòng 90 ngày kể từ ngày bạn tiết lộ. có thể yêu cầu xóa.

Chủ tịch Hội đồng thành phố Yokohama sẽ đưa ra quyết định về việc có nên tạm dừng sử dụng hay không trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu và sẽ thông báo quyết định đó cho người yêu cầu.

Yêu cầu tạm dừng sử dụng thông tin cá nhân được lưu giữ (Word: 23KB)

Yêu cầu tạm dừng sử dụng thông tin cá nhân được lưu giữ (PDF: 113KB)

Yêu cầu xem là miễn phí.

Nếu yêu cầu một bản sao, bạn sẽ phải trả phí, tương tự như hệ thống công bố thông tin.

Danh sách phí cần thiết để sao chụp (PDF: 149KB)

Nếu bạn không hài lòng với quyết định của Chủ tịch Hội đồng Thành phố Yokohama liên quan đến yêu cầu tiết lộ, chỉnh sửa hoặc đình chỉ sử dụng thông tin cá nhân được lưu giữ, bạn có thể yêu cầu xem xét dựa trên Đạo luật Xem xét Khiếu nại Hành chính, tương tự như hệ thống tiết lộ thông tin.

Tiêu chí kiểm tra để xử lý dựa trên sắc lệnh của Hội đồng thành phố Yokohama về bảo vệ thông tin cá nhân (PDF: 335KB)

Yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ cho Thị trưởng thành phố Yokohama, v.v. (Phòng Thông tin Công dân, Cục Công dân)

Thư ký Văn phòng Quốc hội và Phòng Quan hệ Công chúng
điện thoại: 045-671-3040
FAX: 045-681-7388
e-mail: gi-kouhou@city.yokohama.lg.jp