Thủ tục yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ

Yêu cầu về thông tin cá nhân do Thành phố Yokohama nắm giữ được chấp nhận bằng các phương pháp sau.

Vui lòng điền các thông tin cần thiết trên hóa đơn được chỉ định, v.v. và gửi đến quầy tiếp nhận hóa đơn (Trung tâm Thông tin Công dân hoặc bộ phận tư vấn quan hệ công chúng của Phòng Xúc tiến Hành chính Phường tại mỗi văn phòng phường). Chúng tôi sẽ xác nhận danh tính của bạn, vì vậy bạn sẽ cần xuất trình giấy tờ tùy thân (bằng lái xe, thẻ bảo hiểm y tế, thẻ mã số cá nhân (chỉ mặt trước), v.v.).
Yêu cầu cũng có thể được thực hiện bởi một người đại diện. Trong trường hợp này, các tài liệu sau đây được yêu cầu để chứng minh rằng bạn là đại lý.

• Trường hợp người đại diện hợp pháp của người chưa thành niên yêu cầu: Bản sao hộ khẩu và giấy tờ tùy thân của người có mặt tại quầy
• Trong trường hợp có yêu cầu của người giám hộ, v.v. của người lớn được giám hộ, v.v.: Giấy chứng nhận thông tin đã đăng ký liên quan đến quyền giám hộ của người lớn và giấy tờ xác minh danh tính của người tại quầy
• Trong trường hợp yêu cầu của người đã được ủy quyền đại diện cho các yêu cầu tiết lộ, v.v. theo ủy quyền của hiệu trưởng: Giấy ủy quyền, giấy tờ tùy thân của người yêu cầu… và giấy tờ tùy thân của người tại quầy.

Giấy tờ xác minh danh tính sẽ được xác minh bằng cách xuất trình giấy tờ gốc. Nếu bạn nộp bản sao, bạn sẽ phải xuất trình nhiều loại giấy tờ tùy thân.
Ngoài ra, vui lòng nộp các giấy tờ gốc xác nhận giấy ủy quyền (bản sao sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận thông tin đã đăng ký, giấy ủy quyền, v.v.).

Vui lòng điền các thông tin cần thiết vào mẫu yêu cầu được chỉ định, v.v. và gửi qua đường bưu điện đến quầy tiếp nhận yêu cầu (Trung tâm Thông tin Công dân hoặc Phòng Tư vấn Quan hệ Công chúng của Phòng Xúc tiến Hành chính Phường tại mỗi văn phòng phường). Bạn sẽ cần phải gửi nhiều loại tài liệu nhận dạng vì các bản sao sẽ được gửi qua đường bưu điện.
Ngoài ra, nếu yêu cầu được thực hiện qua đường bưu điện bởi người ủy quyền thì cần phải có các tài liệu tương tự như những tài liệu được thực hiện trong trường hợp yêu cầu tại quầy. Lúc này, vui lòng nộp nhiều bản sao giấy tờ tùy thân của người đại diện và bản chính xác nhận thẩm quyền của người đại diện (bản sao sổ hộ khẩu, giấy chứng nhận thông tin đã đăng ký, giấy ủy quyền, v.v.).
Nếu bạn đang yêu cầu thông tin cá nhân do nhiều người nắm giữ, bạn sẽ cần một mẫu yêu cầu riêng cho mỗi người.

Những người có thể sử dụng chức năng chứng chỉ điện tử của Thẻ My Number chỉ có thể yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân của mình thông qua hệ thống thông báo và ứng dụng điện tử của Thành phố Yokohama.
Vui lòng hoàn tất đăng ký người dùng cho hệ thống thông báo/ứng dụng điện tử của Thành phố Yokohama và yêu cầu từ URL bên dưới.
Yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ | Hệ thống thông báo/ứng dụng điện tử của thành phố Yokohama (yokohama.lg.jp) (trang web bên ngoài)

[Phương thức tiếp nhận: quầy, thư, hệ thống thông báo/ứng dụng điện tử của Thành phố Yokohama]
Bất kỳ ai cũng có thể yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân của mình do cơ quan thực hiện (thị trưởng, ủy ban hành chính, v.v.) nắm giữ. Cơ quan thực hiện sẽ quyết định có tiết lộ thông tin hay không trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu và sẽ thông báo cho người yêu cầu về quyết định đó.

Những thông tin sau đây không được phép tiết lộ:

• Thông tin có thể gây tổn hại đến tính mạng, sức khỏe, sinh kế hoặc tài sản của người đó nếu bị tiết lộ.
• Thông tin là thông tin cá nhân của một người không phải là chính người đó và việc tiết lộ thông tin đó có thể dẫn đến việc nhận dạng một người cụ thể hoặc gây tổn hại đến quyền và lợi ích của người đó.
• Thông tin mà việc tiết lộ có thể gây tổn hại đến quyền, vị thế cạnh tranh hoặc lợi ích hợp pháp khác của công ty, v.v.
• Thông tin liên quan đến các cuộc thảo luận, cân nhắc hoặc tham vấn trong hoặc giữa các thành phố, quốc gia, v.v. mà việc tiết lộ có thể làm ảnh hưởng quá mức đến việc trao đổi ý kiến thẳng thắn hoặc mang lại lợi ích hoặc bất lợi quá mức cho một người cụ thể.
• Thông tin, nếu được tiết lộ, có thể cản trở việc thực hiện đúng các hoạt động hành chính do thành phố, quốc gia, v.v. thực hiện.

• Yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ (PDF: 67KB)
• Mẫu giấy ủy quyền yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ (PDF: 33KB)

[Phương thức tiếp nhận: chỉ quầy/thư]
Nếu có sai sót thực tế trong thông tin cá nhân được lưu giữ được tiết lộ theo yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ, bạn có thể yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hoặc xóa thông tin đó trong vòng 90 ngày kể từ ngày tiết lộ.

Cơ quan thực hiện sẽ quyết định có thực hiện chỉnh sửa hay không trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu và thông báo quyết định cho người yêu cầu.

• Yêu cầu chỉnh sửa thông tin cá nhân được lưu giữ (PDF: 90KB)

[Phương thức tiếp nhận: chỉ quầy/thư]
Nếu thông tin cá nhân được lưu giữ được tiết lộ để đáp ứng yêu cầu tiết lộ được thu thập, lưu giữ, sử dụng hoặc cung cấp một cách bất hợp pháp, thì có thể yêu cầu ngừng hoặc xóa việc sử dụng hoặc cung cấp đó trong vòng 90 ngày kể từ ngày tiết lộ.

Cơ quan thực hiện sẽ quyết định có nên tạm dừng sử dụng hay không trong vòng 30 ngày kể từ ngày yêu cầu và sẽ thông báo quyết định cho người yêu cầu.

• Yêu cầu tạm dừng sử dụng thông tin cá nhân được lưu giữ (PDF: 89KB)

[Phương thức tiếp nhận: Chỉ tại quầy (liên hệ trực tiếp với bộ phận liên quan)]
Hệ thống cung cấp thông tin dựa trên các thủ tục đơn giản có nghĩa là thông tin cá nhân (kết quả kiểm tra, v.v.) mà mỗi cơ quan thực hiện xác định trước thuộc quyền sở hữu của mình sẽ được cung cấp cho người được đề cập thông qua một thủ tục đơn giản không yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ và theo một cách cách thức do cơ quan thực hiện xác định. Đây là một hệ thống cung cấp. (Về nguyên tắc, đầu mối liên hệ khi có yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân do người liên quan cung cấp là bộ phận chịu trách nhiệm lưu giữ thông tin cá nhân của văn phòng liên quan.)

• Danh sách thông tin cá nhân được lưu giữ có thể được cung cấp thông qua các thủ tục đơn giản (PDF: 110KB)

Xem thông tin cá nhân là miễn phí.
Nếu yêu cầu một bản sao, bạn sẽ phải trả phí, tương tự như hệ thống công bố thông tin.
Bấm vào đây để xem danh sách phí cần thiết cho việc sao chụp (PDF: 343KB)
Ngoài ra, nếu việc tiết lộ được thực hiện qua đường bưu điện thì sẽ phải trả thêm phí bưu chính.

Nếu bạn không hài lòng với quyết định của cơ quan thực hiện liên quan đến yêu cầu tiết lộ thông tin cá nhân được lưu giữ, yêu cầu chỉnh sửa hoặc yêu cầu đình chỉ sử dụng, bạn có thể gửi yêu cầu xem xét dựa trên Đạo luật khiếu nại hành chính, tương tự như thông tin hệ thống công bố thông tin.